Les types d’emailing nécessaire à votre événement
Notre solution de marketing événementiel propose 2 types d’envoi d’email : les campagnes d’emailing, et les emails transactionnels.
Les campagnes d’emailing
Il est recommandé de personnaliser les emails pour des questions de délivrabilité et, aussi parce que votre lecteur se sentira plus concerné et plus impliqué si le message lui est personnellement adressé. Notre éditeur d’email est facile d’utilisation et permet de créer des emails design et professionnels. Si
vous ne voulez pas perdre de temps, nos emails modèles peuvent servir d’exemple de mail d’invitation.
Voici les séquences d’emailing que l’on rencontre habituellement lorsque l’on organise une rencontre professionnelle, institutionnelle ou associative ambitieuse :
Commencez par envoyer un message “Save the date” pour annoncer votre événement. Les invités pourront ainsi bloquer la date dans leur agenda.
- Envoyez ensuite l’invitation personnalisée, qui contient toutes les informations nécessaires pour décrire l’événement et pour s’y inscrire, ou y participer.
- Avant l’événement, n’hésitez pas à relancer les participants n’ayant pas répondu ou n’ayant pas
ouvert le message. - Lorsque vous aurez votre liste, imprimez vos badges personnalisés grâce à notre application qui connecte et centralise toutes les informations. Lorsqu’une personne répond présent à un événement, elle s’ajoute à votre liste d‘invités, que vous pouvez réutiliser pour imprimer directement les badges. Cela vous évite de faire du publipostage.
- Après l’événement, n’oubliez pas d’envoyer un message de remerciement, voire à montrer les moments forts de l’événement.
Ces messages peuvent être envoyés en emailing de masse en un clic, à partir de la liste de contacts établie. Pour éviter de refaire cette tâche de nombreux jours plus tard, vous pouvez programmer ces mails pour qu’ils soient envoyés à une date et une heure précises.
Les emails transactionnels
Ce sont des emails automatiques, dont l’envoi unitaire suit une action individuelle.
Dans le e-commerce ce sont typiquement les emails rappelant les informations de commande. Dans le secteur des MICE, il s’agit des emails qui sont déclenchés lors de l’inscription ou le check’in à l’entrée du lieu de l’événement.
Par exemple :
- Envoyez un email de confirmation lors de l’inscription. Lorsque le bouton “Enregistrer” du formulaire d’inscription est cliqué, cela envoit un message de confirmation à l’adresse email renseignée dans le formulaire. Ce message est optionnel et entièrement personnalisable, c’est à dire que vous pouvez y inclure une simple phrase, comme vous pouvez en profiter pour rappeler des informations pratiques concernant l’événement, délivrer le badge d’accès à imprimer, et même placer un QR code (généré automatiquement) pour l’émargement.
- Programmez un message de bienvenue lorsque les participants passent l’accueil de l’événement.
- Autre usage, pour les invités VIP, envoyez un email d’alerte à vos équipes à chaque fois qu’un de vos VIP passent le check’in digital sur tablette.
Des emails professionnels
Les invitations professionnelles ne sont jamais faciles à rédiger. Quelles informations y écrire ? Comment le mettre en page ?
Voici quelques conseils.
Les types d’emailing nécessaire à votre événement
Notre solution de marketing événementiel propose 2 types d’envoi d’email : les campagnes d’emailing, et les emails transactionnels.
Les campagnes d’emailing
Il est recommandé de personnaliser les emails pour des questions de délivrabilité et, aussi parce que votre lecteur se sentira plus concerné et plus impliqué si le message lui est personnellement adressé. Notre éditeur d’email est facile d’utilisation et permet de créer des emails design et professionnels. Si vous ne voulez pas perdre de temps, nos emails modèles peuvent servir d’exemple de mail d’invitation.
Voici les séquences d’emailing que l’on rencontre habituellement lorsque l’on organise une rencontre professionnelle, institutionnelle ou associative ambitieuse :
Commencez par envoyer un message “Save the date” pour annoncer votre événement. Les invités pourront ainsi bloquer la date dans leur agenda.
- Envoyez ensuite l’invitation personnalisée, qui contient toutes les informations nécessaires pour décrire l’événement et pour s’y inscrire, ou y participer.
- Avant l’événement, n’hésitez pas à relancer les participants n’ayant pas répondu ou n’ayant pas
ouvert le message. - Lorsque vous aurez votre liste, imprimez vos badges personnalisés grâce à notre application qui connecte et centralise toutes les informations. Lorsqu’une personne répond présent à un événement, elle s’ajoute à votre liste d‘invités, que vous pouvez réutiliser pour imprimer directement les badges. Cela vous évite de faire du publipostage.
- Après l’événement, n’oubliez pas d’envoyer un message de remerciement, voire à montrer les moments forts de l’événement.
Ces messages peuvent être envoyés en emailing de masse à partir de votre base de contacts, afin de proposer des offres, services ou contenus pertinents en lien avec votre événement ou votre entreprise. Pour éviter de refaire cette tâche de nombreux jours plus tard, vous pouvez programmer ces mails pour qu’ils soient envoyés à une date et une heure précises.
Les emails transactionnels
Ce sont des emails automatiques, dont l’envoi unitaire suit une action individuelle.
Dans le e-commerce ce sont typiquement des emails marketing envoyés après un achat pour rappeler les informations de commande ou offrir une promotion complémentaire. Dans le secteur des MICE, il s’agit des emails qui sont déclenchés lors de l’inscription ou le check’in à l’entrée du lieu de l’événement.
Par exemple :
- Envoyez un email de confirmation lors de l’inscription. Lorsque le bouton “Enregistrer” du formulaire d’inscription est cliqué, cela envoit un message de confirmation à l’adresse email renseignée dans le formulaire. Ce message est un emailing transactionnel optionnel et entièrement personnalisable, c’est à dire que vous pouvez y inclure un exemple de contenu marketing personnalisé, découvrir une mise en avant de vos produits ou services ou services, ou encore renforcer la notoriété de votre marque auprès du lecteur en rappelant des informations utiles concernant l’événement, délivrer le badge d’accès à imprimer, et même placer un QR code (généré automatiquement) pour l’émargement.
- Programmez un message de bienvenue lorsque les participants passent l’accueil de l’événement.
- Autre usage, pour les invités VIP, envoyez un email d’alerte à vos équipes à chaque fois qu’un de vos VIP passent le check’in digital sur tablette.
Des emails professionnels
Les invitations professionnelles ne sont jamais faciles à rédiger, surtout lorsqu’on veut créer un email marketing percutant. Quelles informations y écrire ? Comment le mettre en page ?
Voici quelques conseils pour améliorer l’impact de vos emails marketing et atteindre vos objectifs de prospection ou de vente et renforcer la notoriété de votre marque auprès de vos prospects.
- Le design est important : un beau visuel attirera toujours l’œil de vos invités. Il doit retranscrire l’identité visuelle de votre entreprise, mettre en valeur vos services ou offres promotionnelles et refléter le positionnement de votre marque. Choisissez les bonnes couleurs et les bonnes images pour que cela corresponde à votre image, tout en restant professionnel.
Nos outils d’édition en drag & drop sont intuitifs et utilisables par tous. Ainsi vous avez de la flexibilité, du contrôle et de l’autonomie pour créer des emails de qualité et proposer un contenu engageant, semblables à ceux des agences événementielles. La 1ère impression est importante ! - Envoyez des mails marketing ciblés et personnalisés lors de vos campagnes d’emailing afin de mieux toucher vos prospects, clients et renforcer votre relation commerciale : il est toujours approprié de personnaliser vos invitations. Soyons clair, il s’agit de retirer tout doute possible au destinataire sur le fait que votre email contient le bon contenu marketing et qu’il soit adressé au bon prospect ou client. Notre plateforme de gestion d’événement vous permet de segmenter votre base prospect/client, d’adapter votre stratégie de communication et marketing relationnel en fonction du type de prospect ou de client, et de proposer des offres spéciales, promotions ou produits plus ciblés. C’est l’avantage d’un outil professionnel tout-en-un : les informations sont constamment mises à jour, la segmentation est pertinente et la relation client peut être approfondie à travers des campagnes emailing ciblées.
- Mettez un lien vers le site de l’événement. Vous pouvez créer un site web avec notre solution digitale pour y mettre en avant votre événement, vos projets et toutes les informations utiles tels que le
programme, le plan d’accès, les intervenants ou les horaires. Le formulaire d’inscription ou un bouton avec le lien d’inscription sont naturellement indispensables. - Votre mail doit être responsive, c’est-à-dire qu’il doit correspondre à une expérience de lecture et de navigation optimale pour le lecteur, quelle que soit son appareil (téléphone mobile, tablette, ordinateur…). Votre mail est susceptible d’être lu sur n’importe quel appareil donc vous devez le rendre responsive pour maximiser les chances d’engagement du lecteur, augmenter votre taux de clics et améliorer votre pourcentage de conversion., sachant que beaucoup de gens regardent leur mails sur leur téléphone.
- Il faut bien sûr respecter le RGPD : votre liste contact doit être opt-in, c’est-à-dire que vos contacts
ont acceptés au préalable de recevoir vos mails; votre contenu marketing doit être approprié à la cible; le lien pour se désinscrire est obligatoire. - Avec des solutions d’emailing comme la nôtre, vous pouvez accéder aux statistiques de réception : savoir qui a ouvert, qui a cliqué, et a contrario qui n’a pas ouvert l’email… Ces statistiques sont essentielles pour ajuster vos actions de communication marketing, relancer les campagnes en cours, proposer une offre spéciale ou contenu marketing personnalisé, et maximiser les performances en pourcentage de vos objectifs de vente, prospection ou communication email
Délivrabilité de vos emails
Qu’est ce que la délivrabilité ? C’est la capacité d’un email à atteindre directement la boîte principale de votre prospect sans passer par les spams – un facteur vital en marketing par email afin d’assurer un bon taux de lecture et d’amorcer une relation commerciale. Pour cela, vous pouvez suivre quelques bonnes pratiques de marketing emailing avec notre logiciel d’emailing professionnel :
- L’envoi de masse nécessite d’utiliser une plateforme de rootage d’email qui est connue et reconnue auprès des principaux opérateurs (exemple : Gmail, Hotmail, AOL, etc.)
- Connexion API Mailjet et Sendinblue :
- nous vérifions votre domaine avec l’authentification SPF, DKIM
- Utilisez une adresse email à partir de votre nom de domaine ou celui de votre marque pour renforcer la confiance du lecteur dans le contenu proposé, comme une promo ou un objet marketing ciblé
- Renseignez votre email réponse dans Prezevent pour recevoir les emails qui vous seront envoyés en retour.
- Les campagnes emailing sont faites à partir de Prezevent mais c’est votre abonnement Mailjet ou Sendinblue (vos crédits) qui sera utilisée.
Pour découvrir notre solution emailing et marketing événementiel, proposez une démo !
