Marketing relationnel ou marketing événementiel, une plateforme événementielle est un outil de productivité conçu pour simplifier l’organisation et la gestion des rencontres, aussi bien pour les entreprises que pour les agences événementielles.
La plateforme événementielle centralise toutes les fonctionnalités essentielles pour assurer une expérience fluide, aussi bien pour les organisateurs que pour les participants.
La gestion des participants
L’épine dorsale d’un événement est la liste des invités et des inscrits. Grâce à un logiciel événementiel on va retrouver la gestion des participants avec la possibilité :
- D’importer des listes Excel dans l’application en y ajoutant des catégories, des tags et des colonnes spécifiques pour faciliter le tri, les filtres et la segmentation propre à l’événement.
De permettre aux invités de s’inscrire eux-mêmes via un formulaire.
Une fois publié, ce formulaire d’inscription est accessible à vos invités depuis la plateforme événementielle. Néanmoins, il est aussi très simple de l’intégrer en marque blanche sur votre propre site. Chez Prezevent, vous construisez ce formulaire comme vous le souhaitez en déplaçant simplement les champs qui vous intéressent dans l’interface. Vous pouvez ensuite :
– rendre le formulaire privé ou public- personnaliser les libellés,
– rendre les champs obligatoires, non visible, ou leur attribuer une valeur par défaut,
– bloquer les inscriptions avec des jauges sur les sessions ou les groupes,
– autoriser d’inscrire des accompagnants
La gestion de la communication
Parmi les principales fonctionnalités, on va retrouver la gestion de la communication avec la possibilité :
- De générer un site web de l’événement qui présente le programme, les intervenant et qui permet bien sûr de s’inscrire !
- D’envoyer des campagnes d’emailing que ce soit pour :
- Informer sur le contenu de l’événement
- Fournir les informations pratiques
- Relancer les invités pour le demander de confirmer leur présence ou non
- Envoyer le badge de l’événement par email pour impression
- Envoyer un Qr-code aux participants pour le contrôle d’accès (Qr-code automatiquement généré)
NB : Nous assurons une délivrabilité optimale quels que soient les volumes d’emails à envoyer. En effet, au fil des ans, nous avons acquis une excellente réputation auprès des fournisseurs d’accès à Internet (FAI) en maîtrisant le flux des envois, la qualité des fichiers et en respectant les meilleures pratiques en la matière.
- D’automatiser les relances et d’avoir des tableaux de bords toujours à jour. Cette automatisation vous décharge d’un travail fastidieux et vous permet non seulement de maximiser la participation le jour mais surtout de prévoir le dispositif à mettre en place. En outre, l’application vous fournit des statistiques détaillées aussi bien en amont, qu’en temps réel pour connaître votre flux de participation.
La gestion de l’accueil et le contrôle d’accès
Une fois votre liste de participants confirmée, ils vont se présenter le jour J. Avec une application événementielle comme Prezevent, vous allez pouvoir :
- Contrôler l’accès des invités de manière fluide et efficace. Au besoin, nous sommes là pour briefer vos équipes d’accueil et fournir des smartphones et tablettes avec notre application prête à l’emploi.
- Leur imprimer sur place, en quelques secondes, un badge sur-mesure aux couleurs de votre événement. Prezevent est l’un des seuls acteurs à imprimer des badges éco-responsables avec des encres de haute qualité pour un rendu impeccable.
- Gérer avec fluidité les cas qui peuvent gripper votre accueil : une personne non présente sur la liste, des inscriptions d’accompagnants de dernière minute, une catégorie erronée attribuée à un invité (le « VIP » qui n’est pas là où il devrait), etc.
- Là encore, avec 10 ans d’expérience, notre application événementielle intègre les outils permettant aux équipes d’accueil d’avoir la réactivité et la souplesse pour « assurer » ; même lorsque des imprévus surviennent.
Et c’est aussi pour ça que nous comptons parmi nos clients un grand nombre d’agences spécialisées dans l’événementiel.
Vous souhaitez voir concrètement ce qu’une application événementielle peut accomplir ? Découvrez toutes nos fonctionnalités et nos cas clients ou, tout simplement, contactez-nous.
