Les formulaires sont des outils incontournables pour garantir une bonne organisation et une expérience fluide aux participants tout au long du processus d’inscription d’un événement professionnel. De l’inscription à la collecte de feedback, chaque type de formulaire joue un rôle spécifique dans la réussite de votre événement.
Les différents types de formulaires à utiliser avant, pendant et après un événement
1. Le formulaire d’inscription : une première impression décisive
L’inscription en ligne est souvent la première interaction entre un participant et votre événement, une étape essentielle qui doit être simplifiée pour optimiser l’engagement. Un formulaire d’inscription bien conçu simplifie ce processus, optimise la gestion des participants et favorise un taux d’engagement plus élevé.
Pour la conception d’un formulaire d’inscription, il faut suivre quelques bonnes pratiques :
- Réduire le nombre de champs pour minimiser l’abandon.
- Offrir une interface intuitive et adaptée aux mobiles.
- Permettre l’inscription en un clic via les réseaux sociaux ou un QR code (par e-mail par exemple).
Avec Prezevent, vous pouvez concevoir un formulaire sur mesure grâce à notre éditeur intégré, en créant un modèle adapté aux besoins spécifiques de votre événement, en incluant des champs personnalisés pour collecter les informations essentielles des participants. Cette centralisation permet un suivi efficace en temps réel directement sur notre plateforme, en assurant une meilleure gestion des données et des inscriptions.
Vous pouvez aussi automatiser les confirmations d’inscription, personnaliser leur contenu et inclure des informations essentielles comme le lieu et l’heure de l’événement.
2. Les questionnaires pour mieux comprendre son audience
Les questionnaires sont un excellent moyen d’obtenir des informations sur les participants et d’adapter l’événement en conséquence (comme cibler le nombre de badges que l’on va produire).
Quand les envoyer ?
- Avant l’événement : pour identifier et s’adapter au nombre de participants.
- Pendant : pour mesurer l’engagement en temps réel.
- Après : pour recueillir des retours pour améliorer les éditions suivantes.
Grâce à la plateforme événementielle Prezevent, l’envoi des questionnaires peut être automatisé, segmenté et personnalisé selon les catégories de participants, assurant ainsi une collecte d’informations plus ciblée. Il est possible de segmenter les participants via la base de données et donc envoyer des formulaires spécifiques aux catégories.
Par exemple, si lors d’un événement il y a une catégorie “VIP”, vous pouvez créer un formulaire et l’envoyer uniquement à celle-ci.
3. Le formulaire de feedback : un outil clé pour l’amélioration continue
Un retour structuré post événement est indispensable pour analyser les informations essentielles, comprendre les forces et les faiblesses de votre organisation.
Conseils pour un bon questionnaire de satisfaction :
- Intégrer des questions ouvertes pour recueillir des retours qualitatifs.
- Utiliser un système de notation (étoiles, échelle de satisfaction, NPS) et inclure des questions ouvertes pour affiner l’analyse.
- Opter pour un format court et intuitif afin d’encourager les réponses.
Avec Prezevent, toutes les réponses sont collectées en un seul endroit et facilement exportables (par Excel) si nécessaire.
4. Le formulaire de désinscription : un levier souvent sous-estimé
Permettre aux participants de se désinscrire facilement améliore la perception de votre marque et peut vous aider à mieux comprendre les raisons des désistements.
Cette étape doit être soignée car cela évite la frustration et renforce la confiance. De plus, elle permet de recueillir des données précieuses sur les motifs de désinscription et d’améliorer le processus d’inscription pour les futurs événements.
En utilisant Prezevent, vous pouvez automatiser des relances ciblées et requalifier les contacts pour de futurs événements. Nous faisons des suivis individuels car nous souhaitons maintenir une relation de confiance, humaine et personnalisée.
Maximiser l’impact des formulaires événementiels avec une plateforme dédiée
1. Une gestion centralisée pour plus d’efficacité
Une plateforme événementielle unique comme Prezevent facilite la gestion des inscriptions, des sondages, des feedbacks et permet de centraliser toutes les informations en un seul lieu. L’utilisation de la plateforme est facile à prendre en main et les avantages sont nombreux comme le gain de temps grâce à l’automatisation des réponses et des confirmations par e-mail ou sms.
2. Fluidifier l’expérience utilisateur avec des formulaires adaptés aux événements corporate
Un bon formulaire événementiel est celui que les participants remplissent rapidement et sans questionnements ou malentendus.
Prezevent propose une solution avec un éditeur de formulaire intégré permettant de créer des modèles personnalisés avec plusieurs fonctionnalités intéressantes pour l’organisateur et les invités.
- Des formulaires optimisés pour tous les supports (ordinateur, mobile, tablette).
- Pré remplissage automatique pour simplifier l’inscription à l’événement.
- Un formulaire par catégorie d’invités car les questions ne sont pas les mêmes selon que l’on soit un participant classique, un journaliste, un élu, un staff, un vip… etc.
- L’envoi de ces formulaires de manière automatique et/ou segmenté.
3. Comment maximiser l’utilisation des formulaires avec Prezevent ?
Notre plateforme événementielle facilite la communication entre les organisateurs et les participants ayant répondu au formulaire d’inscription. Celui-ci peut être envoyé immédiatement ou programmé pour plus tard, à l’ensemble des invités ou à des catégories spécifiques, en intégrant des informations essentielles comme l’agenda ou des documents utiles.
L’échange entre l’organisateur et les participants est fluide, et les formulaires d’inscription s’intègrent naturellement dans un processus de gestion simplifié. Généralement envoyés par e-mail, ils peuvent inclure divers supports :
- Complément de programme
- Informations d’accueil
- Badge à imprimer
Les badges personnalisés avec QR-Code permettent un check-in rapide et efficace lors de l’événement, sans besoin d’exporter ou d’importer des données.
De plus, un bouton intégré au formulaire permet d’ajouter l’événement directement à votre agenda, vous faisant ainsi gagner du temps et évitant tout oubli, tout en vous offrant la possibilité de gérer les rappels et notifications avant le jour J.
Conclusion : des formulaires performants pour réaliser un événement avec succès
L’utilisation de formulaires bien pensés améliore non seulement l’organisation, mais aussi l’expérience des participants. Avec Prezevent, vous bénéficiez d’une solution tout-en-un pour :
- Exploiter efficacement les données collectées pour améliorer vos prochains événements.
- Automatiser et centraliser la gestion des inscriptions, questionnaires et autres formulaires essentiels pour organiser un événement avec succès.
- Optimiser l’expérience utilisateur grâce à des formulaires intuitifs et responsives.
