J’ai pu constater au fur et à mesure des années que les badges nominatifs en événement sont bien plus qu’un simple accessoire. Ils jouent un rôle essentiel dans l’identification des participants et facilitent énormément le networking. On a alors décidé chez Prezevent d’élargir les fonctionnalités de notre plateforme afin de permettre à tous les organisateurs d’événement de gérer les badges de manière efficaces et flexibles Guillaume Gruet – Co-fondateur de Prezevent
C’est quoi un badge personnalisé pour événement ?
Les badges d’événement sont des supports d’identification pour les participants, intervenants, exposants et organisateurs lors d’une conférence ou d’un rassemblement professionnel. Ils remplissent plusieurs fonctions essentielles :
Identification
Les badges de conférence facilitent l’identification des participants et de leur fonction lors de l’événement. Ils affichent en règle générale le prénom, nom, l’organisation, ainsi que la fonction et la catégorie de chacun.
Contrôle d’accès
Les badges d’événements régulent l’accès aux zones et sessions de la conférence selon le statut du porteur : participant, intervenant, exposant ou VIP.
Réseautage
En plus d’identifier les participants, les badges nominatifs facilitent le networking en servant de carte de visite. Ils peuvent inclure des coordonnées ou un QRcode pour une connexion rapide.
Support de communication
Chaque événement, chaque participant à son propre badge personnalisé : personnalisé à la charte graphique de l’événement, personnalisé de manière nominative pour les participants.
Quel badge pour quel type d’événement
Badge pour salon et congrès : il sera plus grand pour être vu de loin.Le badge A4 à plier dans une pochette et les Badges-Expo sont à privilégier. Ils nécessitent un tour de cou, lanyard.
Badge pour séminaire, badge conférence, badge pour soirée d’entreprise : il sera souvent proche du format CB pour être porté sur le vêtement. Il tient avec une attache aimantée ou une attache épingle/pince.
Éléments clés de la conception d’un badge d’événement
1. Fonctionnalité
Un badge doit avant tout être pratique. Son format, sa taille et son mode de fixation (tour de cou, attache pince/épingle) doivent être choisis en fonction du confort des participants. Le badge nominatif doit rester lisible et intact tout au long de l’événement, quelles que soient les conditions. Il doit être agréable à porter et ne doit pas être un objet dérangeant.
2. Image de marque et branding événementiel
Un badge bien conçu doit refléter l’identité de l’événement car c’est un support de communication. En intégrant le logo, les couleurs et les typographies, il renforce la reconnaissance de la marque. Une identité visuelle cohérente sur tous les supports apporte du professionnalisme et rend l’événement plus mémorable. Rappelons que c’est un support physique que les participants peuvent garder. Certains même, les collectionnent !
3. Hiérarchie de l’information
Les informations sur le badge doivent être claires et bien organisées. Le nom, l’organisation et le rôle du participant sont les plus importants, tandis que des détails comme les coordonnées ou un QR code peuvent être ajoutés. Il faut jouer sur la taille de la police, les couleurs et la mise en page pour mettre en avant l’essentiel. Gardez-le simple et évitez de le surcharger pour assurer une lecture facile. Le programme personnalisé pour chaque participant peut être imprimé au verso des badges salon et congrès. Nous conseillons d’afficher la date et le lieu dans un coin.
4. Conception et mise en page
Il doit avoir une mise en page simple et équilibrée, avec des polices lisibles de loin. Un design épuré permet une lecture fluide et agréable, sans surcharge visuelle.
Pour refléter l’image de l’événement, il faut trouver le bon équilibre entre style et clarté. Son design doit s’aligner avec l’identité visuelle en restant facile à lire. Les couleurs, les typographies et les éléments graphiques apportent du caractère sans compromettre la lisibilité.
Son format joue aussi un rôle clé. Selon le type d’événement, un cordon offre plus de visibilité et de praticité, un clip (attache mix épingle & pince) est plus discret et polyvalent.
5. Personnalisation sur mesure
La personnalisation des badges améliore l’expérience des participants et renforce leur engagement et les échanges. Ajoutez des informations individuelles comme le nom, l’affiliation, le programme personnalisé selon les ateliers et conférences choisis ou la photo grâce à l’impression de données variables.
Surtout, il est très important de différencier les catégories de participants. La catégorie doit être visible de loin, bien plus que les éléments nominatifs. Les principales catégories à distinguer sont : intervenant, Exposant, Press, Staff, Invité, Organisateur, VIP. On voit régulièrement des couleurs de cou différentes selon la catégorie afin de voir à quel segment appartient un participant quand il est de dos.
En intégrant fonctionnalité, image de marque, hiérarchie des informations, design et personnalisation, vous créerez des badges à la fois esthétiques, pratiques et représentatifs de votre événement. Un outil pro dédié à la gestion des badges est donc indispensable.
Créez des badges d’événements personnalisés avec Prezevent
1. Gérer les listes d’invités
Créez un compte et importez les informations des participants via un fichier Excel. Cela permet d’importer automatiquement les informations des participants, comme leur nom, leur entreprise et leur poste. La liste des participants peut également être développée via un formulaire d’inscription.
2. Sélectionnez la taille et le modèle du badge
Prezevent propose plusieurs modèles et formats pour vos badges événementiels, imprimables en couleur ou en noir et blanc.
3. Personnalisez la conception du badge
Avec l’éditeur intuitif de Prezevent, personnaliser les badges devient simple et flexible. Vous pouvez modifier le texte, ajouter ou supprimer des informations selon vos besoins, intégrer des QR codes pour des connexions rapides, insérer des logos ou des arrière-plans pour renforcer l’image de marque, et alterner entre différents modèles pour trouver le design parfait.
Chez Prezevent, nous sommes engagés à suivre nos clients et à venir en aide en cas de besoin. Nous nous adaptons au maximum afin de maximiser la réussite de leur événement.
Comment imprimer les badges événements
Auto-impression : Le badge au format A4 peut être imprimé par le participant en amont de l’événement. Pour cela, il suffit d’envoyer une campagne d’emailing (via la plateforme Prezevent) aux inscrits confirmés avec leur badge à télécharger et à imprimer. Une pochette et un tour de cou lui seront remis à l’accueil le jour J.
Impression sur place : Imprimez les badges directement lors de l’événement. Cette solution permet de mieux gérer les impressions et d’éviter le surplus de badges imprimés.
Impression et expédition : Optez pour une solution clé en main. Nous prenons en charge l’impression, la découpe et l’assemblage des badges. Nous vous livrons ensuite la commande pour votre événement la veille ou le jour même.
Impression hybride : Grâce à une base de données flexible et à l’automatisation des informations des participants, les badges peuvent être générés et imprimés instantanément. Le problème peut se poser pour les non-inscrits qui se présentent et que l’on souhaite malgré tout accueillir, ainsi que pour les accompagnants qui n’étaient pas prévus ou en cas de correction d’une erreur sur un badge. Afin d’être capable de remettre un badge propre avec une qualité identique à celle des autres invités, nous proposons des ordinateurs et des imprimantes en location, paramétrés pour fonctionner ensemble.
