Une organisation papier encombrante
Lister ses invités est une des premières choses à faire lorsqu’on veut organiser un événement tel un séminaire ou une conférence. Or rassembler des centaines de noms n’est pas une chose évidente, et peut vite devenir un calvaire si on ne s’organise pas. Une erreur est très vite arrivée, on peut oublier un invité ou mélanger les informations.
Et tout ça sur papier, où mille feuilles encombrent votre bureau. Ou alors sur Excel où vous vous perdez dans des fichiers avec une multitude d’informations, que vous devez tout rassembler manuellement, et faire des publipostages pour vos invitations et vos badges événementiels.
Cela entraîne une perte de temps considérable en amont de l’événement lorsque vous faites la liste d’invités mais aussi pendant l’événement, lorsqu’il faut émerger des centaines de personnes et trouver le nom de chacun sur la liste d’émargement.
Gérez vos listes d’invités en ligne
Plutôt que des listing papier, nous vous conseillons d’utiliser des solutions événementielles qui vous faciliteront le travail. Vous pourrez directement créer votre liste de participants en ligne et importer vos contacts.
Si vous voulez créer directement vos listes d’invités sur Prezevent, l’écran de personnalisation vous permet d’y intégrer les paramètres que vous voulez, comme le nom de la société ou le poste occupé.
Nous vous permettons aussi d’importer un fichier Excel pour en faire une liste d’invités avec toutes les informations nécessaires. Vous pouvez importer un formulaire d’inscription sur votre page web sous forme d’iframe.
Envoyez le lien à vos invités, et récolterez les données directement sur l’application Prezevent. Les invités se rajouteront au fur et à mesure qu’ils s’inscrivent sur la liste et vous pourrez consulter sur une seule plateforme les statistiques d’ouverture et de réponse.
Dans vos formulaires d’inscriptions, vous pouvez même ajouter des options pour savoir si un invité souhaite participer à une présentation ou un dîner.
Créez votre site web pour présenter votre événement, y indiquer toutes les informations utiles et y mettre un lien pour rediriger les visiteurs vers le formulaire d’inscription.
Une solution idéale dans le cas où vous proposez plusieurs activités durant un séminaire avec des places limitées, ou bien si vous organisez un déjeuner d’affaires. Avoir le nombre précis d’invités permettra d’éviter le gaspillage, en commandant trop de badges ou trop de plats pour un dîner.
Envoyez et planifiez vos invitations
Une fois votre liste établie, il ne vous reste plus qu’à envoyer votre email, que vous pouvez également personnaliser comme bon vous semble. Un éditeur HTML vous permet d’y placer tous les éléments de votre choix, notamment des visuels.
L’outil vous donne également le choix d’un message prédéfini, pour ne pas perdre de temps. Une fois
votre personnalisation effectuée, vous pouvez réaliser des envois test pour admirer votre résultat avant
le véritable envoi.
Après la validation de vos tests, vous êtes prêts à envoyer vos invitations. Mais plutôt que de le faire manuellement, Prezevent pratique de l’event automation : il définit les paramètres d’envoi et de
relance selon les actions des destinataires.
Des relances sont effectuées auprès de ceux n’ayant pas répondu, et ceux ayant répondu sont laissés tranquilles. Cela peut paraître être anodin, mais cette automatisation des envois et des réactions vous permet de vous concentrer sur autre chose.
A l’inverse, si vous souhaitez mettre en place un système d’inscription sur votre propre site,
Prezevent peut également se charger de cela. Notre module Inscriptions vous permet d’importer un formulaire sur votre page web sous forme d’iframe. Vous pouvez donc seulement envoyer le lien à vos invités, et récolterez les données directement sur l’application Prezevent.
Cette méthode vous fait gagner du temps et vous rend plus efficace pour votre organisation. Quelques
soient les enjeux de votre événement professionnel, Prezevent vous accompagne durant toutes les étapes d’organisation pour veiller à son bon déroulement. Interaction, émargement, invitation, notre outil vous accompagne pour vous faciliter le travail et vous faire gagner un temps précieux.
Liste d’invités pendant l’événement
Votre liste d’invités sera très utile pour l’accueil. C’est là que chaque invité va être émargé, et va recevoir son badge. Il ne faut donc pas perdre de temps à chercher des heures un nom sur la liste de présence ou un badge nominatif.
Avec une solution digitale événementielle, vous centralisez toutes les informations : vous réutilisez la liste de contact sur l’application pour imprimer directement tous les badges professionnels, puis pour un émargement digital avec check’in sur tablettes.
Plus besoin d’imprimer des centaines de feuilles, ou de faire du publipostage sur Excel pour imprimer vos badges événementiels. Gérez toutes vos démarches à partir de l’application.
Après l’accueil, le listing vous sera utile pour gérer les entrées dans des salles précises : salle de conférences, salle d’ateliers, salle de soirée, les tables rondes où seul ceux qui se sont inscrits en amont
sont autorisés à rentrer.
Au sein de votre événement vous aurez d’autres check’in à faire, avec les groupes d’invités à émarger. C’est le cas pour les repas, puisque si vous devez préparer le déjeuner ou le dîner en avance, vous devrez savoir combien de personnes et qui assistera au repas.
Lors de leurs arrivées au restaurant, vous pourrez directement les noter présent sur la tablette, et mieux vous organiser pour placer vos invités.
Vous savez en temps réel combien de personnes sont arrivées, ce qui peut faciliter le travail en cuisine. Au lieu de toujours devoir recompter les présents ou échanger les feuilles de présence entre hôtes et hôtesses, connectez et centralisez ces informations sur une seule interface pour faciliter le placement de table.
