Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, l’impression sur site des badges émerge comme une solution innovante pour améliorer l’expérience des participants. Les badges nominatifs en événement sont essentiels pour identifier les participants, faciliter le networking et offrir une expérience fluide. Les organisateurs d’événements optent souvent pour des badges pré-imprimés, obligeant les participants à s’inscrire à l’avance et à récupérer leurs badges à leur arrivée. Cependant, une nouvelle tendance s’est développée ces dernières années : l’impression des badges sur site à l’accueil de l’événement.
Cette approche permet aux organisateurs d’événements d’imprimer les badges directement sur place, offrant ainsi un accès immédiat aux participants dès leur arrivée. Cet article explore les avantages et les défis de l’impression sur site des badges pour conférence, congrès, salon professionnel, soirée d’entreprise, et explique pourquoi cette méthode gagne en popularité dans le secteur événementiel.
Avantages de l’impression sur site
1. Une plus grande commodité pour les participants
L’impression sur site élimine les retards liés aux inscriptions préalables et permet aux participants de recevoir leur badge dès leur arrivée. Ce gain de temps assure une expérience d’enregistrement fluide, permettant aux invités d’accéder rapidement à l’événement et de commencer à réseauter ou à assister aux sessions. De plus, cela réduit le risque de perte ou d’oubli des badges, garantissant ainsi un déroulement sans accroc et limitant les remplacements de badges.
2. Flexibilité
L’impression sur site permet de mettre à jour les informations des participants en temps réel lors de l’enregistrement. Cette flexibilité facilite la gestion des changements de dernière minute et garantit que les badges affichent les données les plus récentes. De plus, les badges peuvent être personnalisés avec des informations spécifiques comme les horaires des sessions, le branding de l’événement ou encore des détails personnels (fonction, entreprise, QR code, etc.), améliorant ainsi l’expérience des participants et leur engagement.
3. Gestion efficace des ressources
L’impression sur site permet une meilleure gestion des ressources liées aux badges. En supprimant la nécessité d’imprimer des badges à l’avance, on évite le gaspillage des badges non réclamés, les no-show. Cela réduit les coûts liés à l’impression en excès et simplifie la logistique générale de l’événement. De plus, cette méthode évite les frais et les contraintes d’expédition des badges pré-imprimés, facilitant ainsi la logistique de l’organisation. Enfin, si l’événement comprend plusieurs types de badges (participants, exposants, prestataires), cette option permet une gestion plus fluide.
4. Qualité de l’accueil
On ne le dira jamais assez : les hôtes d’accueil qui sont tête baissées à chercher des badges parmi plein d’autres, ce n’est pas beau à voir. C’est même un peu archaïque. Avec l’impression sur site, les hôtes d’accueil sont cool, ils regardent les invités dans les yeux tout en échangeant quelques mots de bienvenue pendant qu’ils manipulent le badge tout juste imprimé.
Défis de l’impression sur site
1. Considérations techniques
Mettre en place et maintenir le matériel d’impression nécessaire peut être complexe. Les organisateurs doivent s’assurer de disposer des imprimantes adaptées, des logiciels compatibles et d’une infrastructure réseau fiable. Des problèmes de compatibilité entre différents systèmes peuvent survenir, ce qui nécessite des tests et une phase de dépannage en amont pour garantir un processus fluide.
2. Gestion des équipes et logistique
L’impression sur site implique un approvisionnement constant en consommables comme le papier pour badges et l’encre. Il faut également mobiliser du personnel pour gérer l’équipement et assister les participants en cas de problème. La coordination des horaires du personnel et des pauses, tout en maintenant un service d’impression fluide, peut s’avérer complexe. De plus, les organisateurs doivent allouer un espace suffisant aux stations d’impression afin de fluidifier la circulation des participants et d’éviter les encombrements.
3. Exactitude des données et respect de la confidentialité
La gestion des informations des participants implique une responsabilité en matière de précision des données et de respect de la vie privée. Les organisateurs doivent garantir un stockage sécurisé et une gestion rigoureuse des données pour minimiser les risques de fuites ou d’accès non autorisé. Il est donc essentiel de mettre en place des protocoles de protection des informations personnelles des participants.
Quelle option choisir ?
Avant de décider entre l’impression sur site et l’impression anticipée des badges pour votre prochain événement, plusieurs facteurs doivent être pris en compte :
– Temps et logistique : Évaluez le temps dont vous disposez pour la préparation et la distribution des badges. L’impression sur site permet de distribuer les badges dès l’arrivée des participants, sans nécessiter d’envoi préalable. Le Check’in, l’impression et la remise du badge prennent en moyenne 15-20 secondes. Il est donc plus rapide de remettre un badge imprimer sur site qu’un badge pré-imprimé sur des événement de plus de 200 participants !
– Personnalisation : Déterminez le niveau de personnalisation requis. L’impression sur site permet des mises à jour en temps réel, ce qui est idéal pour des badges contenant des informations spécifiques aux sessions ou aux participants. Si la personnalisation est un critère clé, cette option est préférable.
– Processus d’inscription : Si vous disposez d’un système d’inscription fiable, comme une application de Check-in Prezevent, l’impression anticipée peut accélérer l’enregistrement des participants. Cependant, en cas d’inscriptions tardives ou de modifications de dernière minute, l’impression sur site permet des mises à jour immédiates et évite les badges obsolètes.
– Impression hybride : Il est possible de pré-imprimer les badges à l’avance avec un masque commun (logo, nom de l’événement, sponsors) et d’imprimer une étiquette avec les éléments nominatifs sur place (nom, prénom, entreprise). Nous ne recommandons pas cette option car l’étiquette se voit et n’est jamais bien placée sur la badge. Ce n’est pas très propre, cela ressemble à du bricolage mais sur certains événements cette option sera retenu pour des raisons pratiques et financière.
Comment imprimer des badges de qualité avec Prezevent
Si vous souhaitez créer des badges avec Prezevent, vous pouvez les imprimer sur place pour les inscriptions de dernière minute ou pour corriger des erreurs. Pour les événements de petite ou moyenne envergure, il est même possible d’imprimer l’ensemble de la liste des invités à la demande. Voici comment procéder et ce dont vous aurez besoin.
Comment ça marche ?
1. Ajoutez les informations des participants : Vous pouvez télécharger un fichier Excel ou saisir les informations manuellement.
2. Créez vos badges : Concevez-les grâce à notre éditeur. Ajoutez le branding de l’événement, votre logo et les informations nominatives nécessaires.
3. Sur l’application de Check’in Prezevent configurée avec l’impression automatique des badges, le fait de passer un participant présent envoie l’ordre d’impression automatquement à l’imprimante.
Ce dont vous avez besoin pour imprimer sur site
– Une imprimante : Toute imprimante acceptant les fichiers PDF conviendra. Chez prezevent nous privilégions les imprimantes Epson C4000e car elles sont transportables et elles sont couleur.
– Des kits d’impression ou du papier standard : Vous pouvez utiliser n’importe quel papier ou opter pour nos kits d’impression sur site ou les produits Avery.
– Une connexion Internet fiable : Notre système est hébergé en ligne et nécessite une connexion Internet active.
Que contient notre kit d’impression sur site ?
– Event Badge micro-perforés : Nos kits permettent d’imprimer un badge double-face à la fois.
– Formats disponibles : CB 86x54mm, M 96x82mm, XL 96x134mm. Nos badges ne nécessitent pas de porte-badges en plastique.
L’impression sur site des badges pour le secteur événementiel offre de nombreux avantages tout en présentant certains défis. En prenant en compte des facteurs tels que le temps, la personnalisation, le budget et la sécurité des données, les organisateurs peuvent choisir la meilleure option pour leur événement.
Quel que soit le choix, une planification minutieuse et une bonne exécution sont essentielles pour garantir une expérience fluide et réussie pour tous les participants.
Prêt à simplifier la gestion des badges pour votre prochain événement ? Découvrez comment Prezevent peut vous aider dès aujourd’hui !
