Les équipes proches de la direction générale et les directions marketing communication ont la rigueur et les moyens pour mener à bien ce type de projet mais souvent le temps leur manque. C’est là que les agences événementielles interviennent.
Mais qu’est-ce qu’une agence event ? C’est un coordinateur, un professionnel qui a une expérience et donc qui va anticiper et/ou résoudre plus rapidement que les autres des détails ou des incidents. Elle peut
intervenir dans plusieurs domaines : le contenu et/ou le contenant (comme le ppt), les intervenants,
le Mr. Loyal, les hôtes et hôtesses, le lieu, le traiteur, les invitations, les relances, le design des supports digitaux et print… Bref, l’agence organise votre événement presque de A à Z.
En clair, une agence sera un producteur efficace qui a déjà vu ce qui marchait et ne marchait pas, a établi avec le temps son propre annuaire et connaît les pièges à éviter. Toutefois, son coût n’est pas négligeable dans certains cas. Regardons ensemble s’il est possible de trouver des alternatives quand cela est possible.
1. La recherche de salle
Chercher une salle était auparavant complexe, et il fallait confier cette tâche à une agence détenant un réseau de lieux (pour séminaire ou conférence) étendu.
Désormais, avec des entreprises comme Lieux Evénementiels, plus besoin d’une tierce personne pour cette tâche, contrôlez en interne le lieu de votre événement d’entreprise. Sans compter les nombreux articles d’experts qui font des classements selon le type d’événement ou la région.
2. La recherche d’animateur et d’intervenant
La recherche d’intervenants pour votre événement peut s’avérer longue et fastidieuse. La première étape consiste à chercher dans son propre réseau (d’alumni, LinkedIn voire même personnel) s’il ne compte pas un intervenant pertinent pour l’événement.
3. Le marketing
Ici, pas d’exception, ce domaine était généralement confié aux agences événementielles. Marketing est un terme vaste, mais pour faire simple, il concentre les actions qui vont faire connaître votre événement à votre cible.
C’est ce qu’on appelle aussi la phase d’awareness. Cela peut inclure entre autres la phase d’inscription à l’événement, mais aussi bien la gestion des badges.
Désormais, l’organisateur d’événements, qu’il soit dans une agence ou en interne préférera utiliser un EMS, pour Event Management Software. Prezevent est un EMS complet, utilisé aussi bien par les agences que par les marques qui organisent les events.
C’est un outil professionnel à forte personnalisation de contenus (emails, sites d’inscription, formulaires, badges), couplé à des fonctions indispensables en marketing comme les notifications, les rapports de suivi, les données en temps réel, la gestion des multi-utilisateurs, les exports Excel et plus encore. Un outil comme Prezevent vous fera gagner un temps incommensurable, avec une gestion d’événements All-in-One. Tous vos besoins à un seul endroit.
4 La régie technique
Pour tout ce qui est régie, à savoir son, lumière, vidéo, cela peut se faire en interne lorsque l’événement est en petit comité. Il est toutefois fortement conseillé de faire appel à des professionnels. Quelquefois, le lieu que vous louez pour le temps de l’événement peut prendre en charge la régie, mais lorsque ce n’est pas possible, il faut faire appel à une entreprise de régie événementielle.
5. La logistique
Tout événement nécessite du matériel, à acheter ou à louer. La régie événementielle peut vous fournir en matériel dans certains cas. À noter que Prezevent peut fournir de son côté des imprimantes à badges.
6. Agence d’hôtesses et d’hôtes
Ici, il n’y a pas d’autre choix que de faire appel à des pros. En effet, comme nous vous l’avons conseillé dans le dossier sur les erreurs à ne pas reproduire pour réussir son accueil événementiel, préférez faire appel à des professionnels qualifiés plutôt qu’à des collaborateurs en interne pour le remplir le rôle de personnel d’accueil.
7. Le choix du traiteur
La liste des traiteurs est longue, et la plupart sont habitués à travailler pour des gros événements. Certains prennent en charge la livraison, d’autres non. Les agences événementielles possèdent généralement leur propre annuaire de prestataires de confiance. Si toutefois vous passez outre, veuillez à bien coordonner la régie et le traiteur.
8. Le budget
Le premier paramètre que l’agence événementielle va prendre en compte est le budget. Elle va ensuite essayer d’organiser l’événement selon vos plans, le tout en tenant un budget et un timing de production sous contrainte.
En conclusion : peut-on réellement se passer d’une agence ? C’est tout à fait possible mais est-ce réellement c’est ce que l’on cherche ? La vraie question est plutôt : a-t-on le temps de se passer d’une agence ? De demander x devis (pour les salles, le personnel d’accueil, les traiteurs et autres fournisseurs), de suivre les inscriptions, de relancer ceux qui n’ont pas répondu, de faire le programme, de faire respecter le déroulé le jour J, etc.
