Que vous organisiez un événement professionnel de type colloque, séminaire, conférence ou bien un événement avec des exposants tel un salon ou un congrès, gérer les arrivées de centaines d’invités en présentiel en un temps réduit n’est pas une mince affaire.
D’un point de vue quantitatif, comment adapter les ressources et les espaces pour un accueil fluide des participants qui arrivent en masse en même temps ? D’un point de vue qualitatif, quoi mettre en place pour respecter les horaires et générer de la satisfaction à des invités qui ont pris la peine de se déplacer ?
Pour tout event-planner, la manifestation le Jour-J se joue sur un temps très court et très intense où tout aura été préparé et anticipé en amont. Attention, le diable se cache (souvent) dans les détails, alors pour que l’accueil soit un succès il est essentiel de suivre cette checklist. Suivez le guide !
Des hôtes et hôtesses d’accueil événementiel
Les événements d’entreprise sont avant tout une occasion pour mettre l’humain au centre de votre entreprise. Dès l’accueil, ce facteur humain doit transpirer avec la présence des équipes organisatrices. Quelques suggestions à ce propos.
- La présence d’hôtes et d’hôtesses pour accueillir les inscrits à l’événement est un must-have pour plusieurs raisons.
D’abord ce sont des professionnels de l’hospitalité et il se trouve qu’un événement d’entreprise est une forme d’hospitalité. La tenue, le comportement, le phrasé et le vocabulaire, la conscience de sa mission et l’expérience sont a priori des acquis qui serviront votre cause. Un autre intérêt d’avoir recours à du personnel d’accueil qui se situe dans leur maîtrise des outils numériques dédiés à l’événementiel, et tout particulièrement le check’in digital réalisé avec des smartphones ou des tablettes en remplacement des listing papier.
Si l’on parle de personnel d’accueil et de numérique, ne pas oublier depuis le mois de juin 2021 qu’il est parfois obligatoire d’effectuer le contrôle du pass sanitaire avec l’application TAC Vérif (plus d’informations dans ce dossier). - La mise en place d’un vestiaire. Et oui, c’est un détail parfois oublié des organisateurs, mais un vestiaire libère les mains et donc les esprits. Sa présence à lui seul ne fait pas automatiquement de votre manifestation un succès, mais son absence peut se faire ressentir, particulièrement en automne-hiver.
- Tant que l’on parle d’hiver, ne pas rendre l’accueil de votre événement glacial et presque médical. Bien au contraire, un sourire en appelle souvent un autre, tel un miroir. Si cela semble bateau, c’est pourtant une réalité. Outre le fait d’apporter de la “chaleur” et de détendre, un sourire transmet une émotion positive et peut conditionner le ressenti général d’un participant (voir les neurones miroir et le sourire).
Ce facteur humain que l’on ne peut retrouver qu’en présentiel est d’autant plus important et même recherché après les mois de webinar, de conférences en streaming et autres événements d’entreprise qui ont eu lieu qu’en virtuel pendant la crise Covid-19.
Un bon aménagement de l’espace d’accueil pour recevoir vos participants
Pour recevoir un public sur une manifestation qui se tient sur une journée, une demie-journée ou une soirée, la gestion de l’espace d’accueil est primordiale.
Si le lieu est choisi pour sa situation géographique, sa capacité d’accueil, son prix et les prestations techniques proposées, comptent aussi les considérations pratiques telles que l’aménagement de l’espace d’accueil. Il s’agit de se projeter en imaginant un pic d’affluence à l’ouverture des portes et des vas et vient entre 2 sessions de plénière.
- Premier point à soulever : les bornes d’accueil doivent être suffisamment nombreuses, grandes et bien placées. Par exemple, il est évident que ça ne puisse pas bien fonctionner si on prévoit 3 tables basses en guise de bornes d’accueil pour 3 hôtesses à qui on confit une tablette pour le check’in, un plateau de badges à distribuer, et un sac de prospectus et de goodies à remettre à 600 participants en 1 heure de temps. Pourtant, nous avons déjà vu une agence événementielle faire ce pari absurde.
- L’aménagement doit respecter l’âme de votre lieu . Par exemple, pour un évent célébrant l’anniversaire d’une marque, réserver pour l’occasion un lieu chargé d’histoire ne fera que renforcer
le storytelling que vous voulez insuffler. Au contraire, si votre objectif est de renforcer une image moderne et dynamique, optez pour un lieu qui soutiendra votre propos, ayant une architecture qui sort du commun par exemple. Voyez le lieu comme un outil et non pas comme un élément neutre
pour la réunion que vous organisez. - Point plus pratique, mais tout aussi important : l’accessibilité. Mot sur toutes les lèvres depuis une
dizaine d’années, l’accessibilité à votre événement doit être prise en compte. En effet, près de 10 millions de Français vivent avec un handicap, qu’il soit visible ou non. Il est donc fort à propos que votre événement prenne l’accessibilité au sérieux pour éviter toute mauvaise expérience qui
pourrait ternir l’image de votre événement ou de votre entreprise, surtout s’il s’agit d’un événement externe (contrairement à un séminaire interne où vous pouvez savoir s’il existe un handicap parmi les participants).
Prévoyez par exemple un passage dégagé et des sanitaires prévus pour les fauteuils roulants, ou concevez un site web événementiel accessible et lisible par tous. L’accessibilité de votre événement peut même également être un axe de communication pour votre entreprise, à condition
d’être irréprochable.
Une bonne communication
En amont
Nous ne vous apprenons rien, communication is key, aussi bien avant, pendant et après un événement. Nous savons d’expérience que le plus d’informations les participants auront au préalable, dans de meilleures conditions se déroulera l’événement. Combien de fois avez-vous été frustré par des consignes peu claires ? Les questions ou les erreurs, même si elles doivent être accueillies avec bienveillance, ralentissent le participant dans son parcours, et peuvent même conduire à une frustration ou une déception.
Essayez donc de les éviter au maximum, grâce à une communication complète en amont, notamment en répondant à ces questions pratiques :
- Horaires de début et de fin
- Plan d’accès
- Parking et transport en commun
- Programme
- Intervenants
- Restauration
Une plateforme de gestion des invitations et des inscriptions est un outil adéquat pour communiquer ce type d’information et suivre les inscriptions. Et en plus de pusher de l’informations précises et personnalisées, le logiciel événementiel génère le QR Code dans l’email à présenter aux hôtes et hôtesses d’accueil lors du check’in afin que le contrôle d’accès se fasse vraiment très rapidement.
Astuce : envoyer cet email la veille ou le jour même pour qu’il ne soit pas trop loin dans les messages reçus de vos invités.
Sur place
Il est fort possible que votre event se déroule sur un lieu très grand, accueillant d’autres publics que vos participants (comme un centre des congrès, un hôtel, le siège d’une entreprise ou un bâtiment public). Il y faudra alors une bonne signalétique pour orienter au mieux vos invités vers les lieux désignés sur le programme de l’événement : salle de plénière, amphi de la conférence, hall des exposants, espace restauration, les salles pour les ateliers et tables rondes.
Les Kakémono Roll-up peuvent vous aider à faire cette signalétique car ils sont suffisamment grands pour être bien visibles, démontables, pas très chers et potentiellement réutilisables s’ils sont pensés dans ce sens.
Sur place toujours, le marketing événementiel permet que les expériences soient personnalisées. La plateforme de gestion événementiel Prezevent permet par exemple d’envoyer des notifications à l’arrivée des participants : ce sont des emails ou SMS transactionnels qui sont déclenché à un moment précis à des destinataires précis afin d’établir une communication pertinente entre l’organisateur et le participant.
Une application événementielle pour être efficace sur le contrôle d’accès
Nous sommes à la moitié de ce dossier et voici peut-être le point le plus important de tous : la fluidité de votre accueil. Fini les files d’attente à rallonge, les participants impatients ou frustrés ou le personnel débordé. L’accueil ne doit plus forcément être vu comme une étape ne laissant au mieux, aucun souvenir, ou au pire, un mauvais.
Optez pour un check’in rapide et digital pour mettre en lumière votre modernité et votre efficacité. Ce dernier est d’autant plus rapide si la gestion des inscriptions à l’événement a été correctement paramétrée, avec une segmentation pertinente des contacts et des statuts. Personne n’aime attendre, le participant va être agréablement surpris du peu de temps et de la facilité à laquelle il accède au cœur de l’événement.
L’un des produits phares de Prezevent est son app événementielle de check’in digital rapide et intuitive. l’application est disponible sur les stores iOS et Android. Vous chargez directement vos listes d’invités sur votre interface pour émarger ceux qui sont présents. Soyez également flexible : vous pouvez autoriser des accompagnants, ajouter des inscrits de dernière minute et même activer l’impression du badge nominatif lorsqu’une personne a été notée présente (fini le gaspillage, les badges des no-show ne sont pas imprimés).
Digital oui, mais pas uniquement : badges et objets de l’événement
Nous venons tout juste d’aborder l’importance d’un accueil digital pour votre événement. Néanmoins, il est selon nous important d’accorder des ressources à ce qui est tangible et matériel.
Commençons par les badges événementiels. Nous avons déjà consacré plusieurs dossiers à ce sujet, mais pour synthétiser :
- Les badges sont un excellent moyen d’identification pour l’organisateur et le participant, qui a bien plus d’impact lorsque celui-ci est imprimé. Un badge entièrement numérique n’est pas aussi efficace, car il n’affiche pas en permanence les informations du participant, le programme de
l’événement ou encore les sponsors de l’événement. C’est un must-have. - Ils rendent le networking plus facile. Le badge aide à identifier facilement les invités entre eux pour que la communication soit plus facile et qu’il n’y ait aucun malentendu. Il sera toujours plus facile de retenir le nom de la personne et son entreprise. À titre d’exemple, on peut également imaginer une demande de contact LinkedIn simplifiée, en un scan de QR Code.
- Enfin, en cas d’événement réussi, ils font office de souvenir, en plus d’être très facilement recyclables. Nos badges événementiels sont entièrement faits de matière biodégradable.
Parlons maintenant des objets publicitaires : les goodies événement. Les plus communs sont les tote-bags, les stylos, clés USB. La distribution de goodies événementiels est une technique permettant de se démarquer et d’ancrer son événement dans l’esprit de ses participants, et elle a fait ses preuves. Elle permet 2 choses :
- De faire de vos participants des ambassadeurs. À condition que l’objet en lui-même ait de l’intérêt pour le participant, celui-ci répandra sans en être véritablement conscient l’image de votre marque. Il fait office de réel vecteur publicitaire.
- D’appuyer les valeurs de votre entreprise. En effet, voyez les goodies comme un moyen de communication qui soutient votre propos. Une marque “verte” va distribuer des goodies écologiques, à l’instar de gourdes.
Générer du networking
On ne maîtrise pas l’heure exacte d’arrivée des premiers invités (ni des derniers d’ailleurs). Votre événement d’entreprise peut compter des participants qui viennent de loin, certains ont peut-être pris le train ou l’avion pour venir. D’autres prennent de la marge et viennent en avance. Comme faire attendre ce public ? Et une fois passé le hall d’accueil, que se passe-t-il ?
L’idéal est de disposer d’un espace un peu informel où des rencontres professionnelles peuvent se créer, où l’on se retrouve entre collègues, entre confrères, comme une antichambre. Il est facile de tomber dans le piège qui consiste à prévoir tous les parcours invités, car l’on a envie que le participant ne s’ennuie jamais et d’oublier la nécessité des temps de pause, des temps d’attente.
Nous recommandons donc de prévoir un lieu de pause, un lieu pour se restaurer et pour téléphoner. Cela permet de se mettre dans le bain en attendant l’ouverture de la plénière.
Sous quelle forme ? Cela peut être un petit déjeuner, une pause dans une salle café ou une buvette, voire un buffet dans le cadre d’une soirée événementielle. Les participants peuvent prendre ce temps pour réseauter, ce qui est un des principaux intérêts dans un colloque ou un séminaire. Permettre
les rencontres et les retrouvailles facilite la cohésion.
En effet, si ces derniers prennent le temps de se présenter, ils vont également se percevoir comme un seul et même groupe pendant la durée de l’event. C’est pourquoi les activités dites icebreakers sont si populaires : des individus qui vont vivre la même chose pendant un temps donné auront plus tendance à sociabiliser par la suite.
Pour conclure, nous avons passé en revue 6 points que nous estimions important de souligner. Bien entendu, un événement d’entreprise est un projet complexe, tout particulièrement à organiser, et ses 6 aspects à eux seuls ne suffisent à faire de votre événement, un événement réussi.
Ce dossier est la première partie de notre guide pour réussir son accueil événementiel, la deuxième partie se concentrant sur les erreurs à éviter. Cela fait maintenant plus de 5 ans que Prezevent est devenu un allié de taille pour bon nombre d’entreprises qui souhaitent organiser un événement.
Notre logiciel de gestion d’événement All-in-One permet de diviser par 3 en moyenne le temps d’organisation d’un événement.
