1. Définir les périmètres de la prez
Avant toute chose, il est essentiel de définir les contours de votre présentation. « À qui je m’adresse, en combien de temps et dans quel but ? » sont des questions pertinentes qu’il faut se poser avant de commencer l’élaboration du support.
Cela peut paraître bateau, mais le but l’environnement dans lequel se fera votre présentation affectera irrémédiablement le PPT final. A considérer quand vous préparez votre PowerPoint :
- La taille de l’audience, la taille de la salle et la taille de l’écran – s’adresser à 10 personnes n’est pas le même exercice que de s’adresser à 300. Le PPT s’en retrouvera affecté. Par exemple, la taille de la typo dépendra de la taille de l’écran et du nombre de participants, car ceux situés au fond de la salle doivent pouvoir suivre sans plisser les yeux. Inévitablement, de ces considérations découlent le lieu de la présentation (salle de réunion ou salle de conférence), ou inversement !
- La typologie des participants – la cible de la présentation détermine le contenu. C’est peut-être le point le plus important car pour réussir une présentation, il faut que le contenu soit adapté à la cible. Des néophytes auront besoin d’un accompagnement plus prononcé que des amateurs ou des experts. Il ne faut surtout pas perdre son audience et utiliser le ton adéquat.
- La durée – de combien de temps dispose-t-on pour notre présentation ? Ne pas avoir le temps de passer tous ses slides ou devoir finir en passant les derniers slides à toute vitesse serait un échec.
- La portée – la présentation est-elle retransmise, ou enregistrée à destination d’un public plus large.
- Le format de l’événement – qu’il s’agisse d’une simple réunion d’équipe, un pitch pour une levée de fond, une présentation produit, une assemblée générale ou une grande messe annuelle d’une fédération, votre présentation est un moment auquel on a donné sa place au sein d’un déroulé.
- Le but – il faut également définir le but de votre présentation. Est-il de convaincre votre auditoire ou d’informer ce dernier ? Cela influencera le ton et les données de votre PPT.
2. La simplicité avant tout
Ces dernières années ont vu l’émergence du minimalisme dans le monde numérique. Simplification des logos, des chartes graphiques, des slogans, des process etc.. On assiste à un véritable élagage digital, qui est tout aussi important lors des présentations.
En effet, il est tentant de mettre l’intégralité des résultats du Q1 de l’entreprise ou encore la totalité de nos partenaires commerciaux en une slide. Pourtant, la quantité ne fait pas la qualité. Léonard de Vinci aurait dit “la simplicité est la sophistication ultime”. Réduire la quantité de contenu permet d’emphaser sur ce qui est réellement important.
Voici quelques conseils concrets pour vous aider dans cette démarche :
- Restreindre le nombre de mots par slide. Il ne faut pas avoir peur de faire respirer son discours.
- Limiter la ponctuation et éviter de mettre des mots en lettres majuscules.
- Surutiliser une animation ou effet peut rendre la présentation datée et hachée.
- Limiter le nombre de diapositives. Les présentateurs qui passent constamment à la diapositive suivante risquent de perdre leur audience. Une bonne règle de base est une slide par minute en moyenne.
- Éviter d’afficher le texte de façon littérale à l’écran. Essayez à la place de raccourcir vos listes et allez à l’essentiel. Il est quelquefois plus efficace de faire apparaître les points un par un pour que le public écoute le présentateur plutôt que de lire l’écran.
- L’esprit humain raffole des chiffres. Utilisez-en en complément à votre argumentation.
- « Une image vaut mille mots » est une stratégie souvent efficace qui renforcera
l’attention de votre public sur votre speech.
Connie Dieken, consultante en communication d’entreprise, est l’auteur de « Parler moins pour en dire plus : Captiver, transmettre, convaincre ». Son livre vous offre un véritable guide de communication écrite et orale dans lequel le lien entre simplicité et efficacité est omniprésent.
3. La forme au service du fond
Un point dans la continuité du conseil précédent : le PPT est uniquement un outil pour vous aider à raconter votre histoire.
Le contenu de vos slides est destiné au public, pas au présentateur. En d’autres termes, le PPT est
littéralement un support au discours, et non l’inverse.
Cela implique l’insertion de schémas simples et contrastés (pensez aux participants du fond) qui viennent complémenter votre argumentation. Hypothétiquement vous pourriez vous passer de votre support PowerPoint et réussir la présentation haut la main.
C’est un point assez compliqué à assimiler pour beaucoup, et c’est en s’entraînant que bien souvent on arrive à trouver la symbiose parfaite entre l’oral et l’écrit. Pour ce qui est des images, elles doivent toujours être pertinentes et bien intégrées. Si certaines images sont des illustrations ou des dessins, cela peut rendre votre présentation peu professionnelle. Faites au cas par cas, mais assurez-vous de sélectionner des images de haute qualité qui supportent votre message.
4. Échange avec l’auditoire
Vous pouvez prévoir des temps entre chaque section ou partie de votre exposé pour échanger avec la salle. Il est même recommandé de faire un slide qui affichera cette invitation à réagir par rapport au sujet. Il revient à l’intervenant de donner la parole et d’organiser les réponses à apporter.
Voilà un exemple de notre client MM Conseil qui affiche a affiché ce slide et a fait passer les micros dans la salle pour recueillir les questions.
L’autre façon de faire est de laisser les réactions s’exprimer tout au long de votre keynote ou de la plénière quand vous vous adressez à un large public. Cela est possible grâce à une plateforme de marketing événementiel telle que Prezevent qui gère les communications, la modération et l’affichage des messages.
A intervalle régulier, vous pouvez lancer des instants interactifs. Commencer par un icebreaker sous forme d’une question fermée sur une sujet léger qui n’a pas forcément de rapport avec l’objet de la présentation. Il s’agit ici de d’engager un mouvement, gagner la confiance, littéralement briser la glace.
Ensuite, ce type de solution digitale vous permet de continuer à interagir avec le public avec des nuages de mots, des tweetwalls, et des sessions de questions réponses qui s’affichent par-dessus le PowerPoint. Pour que l’incrustation soit le plus réussi que possible, il faut prévoir que ces interactions s’affichent dans un bandeau en bas des slides.
Quelque soit la présentation et votre public, généralement les interactions sont bienvenues et permettent de capter l’intérêt, d’engager la réflexion, et d’augmenter la satisfaction car vous aurez fait preuve de curiosité et d’intérêt vous-même par ce que pensent les autres.
5. S’aider avec des bonnes ressources
Les templates PPT gratuits :
- Graphic Panda – Une bibliothèque de template pour PowerPoint, Keynote ou Google Slide.
- SlidesGo
- Powerpointify
- Graphiste
- 24Slides
Les illustrations libres de droits
- Unsplash – C’est LA librairie d’images HD libre de droit.
- Pexels – Comme Unsplash mais pour la vidéos si vous voulez mettre de la vidéo dans votre ppt ?
- Flaticon – Une bibliothèque d’icônes. Privilégiez un style d’icône par présentation.
Les alternatives à Powerpoint :
- Google Slide – L’alternative de Google à PowerPoint est bien utile, en particulier pour travailler collaborativement
- Prezi – L’outil des présentations interactives qui captent et conservent l’attention en combinant animations, effets de zooms et transitions dynamiques
- Slides – Une solution full web très sympa à utiliser
- Keynote – Pour les adeptes des formats fermés Apple
- Canva – La start-up australienne qui simplifie la création digitale au sens large
Les agences de création de Powerpoint :
Les agences de création de Powerpoint vous aident à atteindre vos objectifs de manière certaine et dans des délais courts.
Ces studios de création sont Coworkcom, Slidor, Prezman, l’agence 426C… pour ne citer qu’eux.
Sylvain Florent, chez Coworkcom, répond aux nouveaux enjeux de la communication liés à la multiplication des outils et à la fragmentation des usages et des publics. Coworkcom sublime les présentations et les rend plus impactantes.
Anthony et Sébastien Massot de l’agence 426C vous accompagnent dans la création et le développement de votre communication afin de la rendre plus originale et efficace.
Les agences de rédaction et transcription :
Les entreprises de services telles que Ubiqus et Confidens proposent la rédaction de compte rendu d’événements, la correction et la mise en page de documents. Prezevent travaille depuis des années avec Colin Pénet, le fondateur et directeur général de Confidens, sur des conférences institutionnelles. Anciennement journaliste et éditeur à ses heures, Colin est une référence pour les CHSCT-CSE.
